25 февраля 2025 г. опубликовано постановление Правительства Российской Федерации №218, вносящее изменения в ранее выпущенные постановления №1264, №198, №172 и №279. Постановление обогащает возможности Единого информационного пространства ГосЭДО за счет определения понятия цифрового документа и порядка обращения с ним, а также значительно расширяет состав участников за счет возможности подключения практически любых юридических лиц, в том числе коммерческих организаций.
Одним из ключевых изменений является официальное закрепление понятия «цифровой документ», определяемого как «электронный документ, представленный в машиночитаемой форме в цифровых форматах, разработанных и утвержденных в соответствии с Положением (утвержденным постановлением №198) и иными нормативными правовыми актами» (от уполномоченных регуляторов). Теперь «цифровой документ» (в формате XML), оформленный по установленным правилам, признается равным по юридической силе привычным «текстовым документам» (в формате PDF). При этом цифровой документ, представляющий собой набор структурированных данных в машиночитаемой форме, значительно упрощает работу в автоматизированных системах. Он максимально исключает человеческий фактор из первичной обработки документа, а главное — фокусирует участников цифровых процессов на возможностях дальнейшей оптимизации их исполнения.
Отдельно рассмотрен процесс создания и развития цифровых форматов. С учетом того, что переход от текста к цифре в процессах государственного управления требует создания цифрового формата для каждого вида документа, такой переход невозможно выполнить одномоментно для всех видов документов, используемых на практике. Процесс цифровизации должен быть постепенным — сегодня он охватывает около десяти видов документов, используемых в рамках процесса работы с поручениями Правительства РФ, однако в перспективе это будут тысячи видов документов в рамках сотен различных процессов. При этом для экономической эффективности автоматизации цифровых процессов крайне важно, чтобы основные принципы построения этих тысяч цифровых форматов были стандартизированы и не предполагали постоянной доработки информационных систем участников.
Именно поэтому процесс разработки цифровых форматов, определенный новым постановлением, разделен между организатором Единого информационного пространства ГосЭДО (Минцифры России) и регуляторами информационного взаимодействия (органами государственной власти, обладающими соответствующими полномочиями). Организатор определяет «общие правила информационного взаимодействия участников информационной системы, порядок обращения с цифровыми документами, порядок использования шаблонов и форматов цифровых документов, а также порядок использования нормативно-справочной информации». Для этого организатор утверждает общий для всех «типовой регламент» информационного взаимодействия, по сути — «цифровой бланк» документа и правила обращения с ним. Регуляторы же определяют для конкретных процессов в рамках принадлежащих им систем «правила информационного взаимодействия [систем и их участников], порядок обращения с цифровыми документами, порядок использования шаблонов и форматов цифровых документов, а также порядок использования нормативно-справочной информации». Для этого регуляторы в рамках своих полномочий утверждают «локальные регламенты», по сути — реквизитный состав содержательной части документов, которая будет записана в «цифровом бланке».
Другой важной новацией является расширение состава участников, допущенных к процессам обмена документами в электронном виде. Теперь к работе в Едином информационном пространстве ГосЭДО допускаются практически любые юридические лица, в том числе коммерческие организации. При этом отдельным категориям участников пока доступна только часть сервисов. Порядок подключения участников будет определен отдельным актом Организатора, а также будут уточнены механизмы ведения глобального адресного справочника.
Изменения коснулись положений о ГИС ТОР СЭД и ГИС ЦХЭД, для которых также расширен состав участников и уточнены механизмы взаимодействия с системой. В целом, новое постановление — это важный шаг в развитии Государственного электронного документооборота, продвигающий максимальную цифровизацию процессов и создающий основу для построения полноценной экономики данных.